Ankara Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Odası

Kariyer Platformu Aydınlatma Metni

1. Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

Bu Aydınlatma Metni, Ankara Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Odası (“Oda”) tarafından işletilen Kariyer Platformu kapsamında kişisel verilerin nasıl işlendiği hakkında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Metin; (i) iş arayan kullanıcıları, (ii) Odaya kayıtlı meslek mensuplarını ve (iii) platform üzerinden personel ilanı veren şirketlerin yetkilileri ile irtibat kişilerini kapsar.

Kariyer Platformu, iş arayanlar ile personel arayan meslek mensupları ve şirketlerin bir araya gelmesini sağlayan elektronik bir aracılık hizmetidir. Oda, ilan sahiplerinin işe alım kararlarının, aday değerlendirmelerinin veya iş ilişkisinin tarafı değildir.

2. Veri Sorumlusunun Kimliği

Kariyer Platformu üzerindeki hesap, ilan, özgeçmiş, başvuru ve sistem güvenliği süreçlerinde Oda, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.

3. İlgili Kişi Grupları ve İşlenen Kişisel Veriler

Platformun kullanım şekline bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir. Kullanıcıların özgeçmiş ve başvuru alanlarına yalnızca istihdam amacıyla gerekli, doğru ve güncel bilgileri girmeleri beklenir.

Özel nitelikli kişisel veriler hakkında: Kariyer Platformu kapsamında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi amaçlanmamaktadır. Bu nedenle iş arayanların özgeçmişlerini oluştururken 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılan bilgilere yer vermemeleri gerekmektedir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

4.1. İş arayanlar bakımından

• Kullanıcı kaydının oluşturulması, kimlik ve iletişim bilgilerinin doğrulanması, hesabın ve oturumların yönetilmesi;
• Özgeçmiş profilinin oluşturulması, güncellenmesi ve platform üzerinde sunulması;
• Özgeçmişin, platforma kayıtlı Oda üyesi meslek mensupları tarafından personel temini amacıyla görüntülenebilmesi;
• İş ilanlarının görüntülenmesi ve ilanlara kullanıcı hesabı üzerinden başvuru yapılması;
• Başvuru bilgilerinin ilgili ilan sahibine iletilmesi ve başvuru geçmişinin yönetilmesi;
• Kullanıcı taleplerinin, destek bildirimlerinin ve şikâyetlerin sonuçlandırılması;
• Sistem ve hesap güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi, logların tutulması;
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması.

4.2. Oda üyesi meslek mensupları bakımından

• Oda üyeliğinin ve platforma erişim yetkisinin doğrulanması;
• Kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi;
• Personel arama ilanlarının oluşturulması, incelenmesi, yayımlanması, güncellenmesi ve kaldırılması;
• İlan verenin firma adı ve internet sitesi bilgilerinin, kullanıcının görünürlük tercihine göre ilanda gösterilmesi veya gizlenmesi;
• Platformdaki özgeçmiş havuzunun personel temini amacıyla görüntülenmesi ve uygun adaylarla iletişim kurulması;
• İlanlara yapılan başvuruların görüntülenmesi ve değerlendirilmesi;
• Kullanıcı işlemlerinin güvenliğinin ve denetlenebilirliğinin sağlanması.

4.3. İlan veren şirketler bakımından

• Şirket ve yetkili/irtibat kişisi kaydının oluşturulması ve doğrulanması;
• Personel arama ilanlarının oluşturulması, incelenmesi, yayımlanması, güncellenmesi ve kaldırılması;
• Yalnızca şirketin kendi ilanlarına yapılan başvuruların görüntülenmesi ve değerlendirilmesi;
• Kullanıcı, destek ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi.

5. Kariyer Platformunun İşleyişine İlişkin Özel Açıklamalar

5.1. Özgeçmiş havuzunun görünürlüğü

İş arayan kullanıcı tarafından platformda oluşturulan özgeçmiş, platforma kayıtlı ve erişim yetkisi tanımlanmış Oda üyesi meslek mensupları tarafından personel temini amacıyla görüntülenebilir. Bu erişim, Odanın tüm üyelerine kendiliğinden açık olmayıp Kariyer Platformuna kayıt ve yetkilendirme şartına bağlıdır.

Özgeçmişte yer alan iletişim ve mesleki bilgiler, adayla istihdam amacıyla iletişim kurulabilmesi için yetkili meslek mensuplarına aktarılmış olur.

5.2. Şirket kullanıcılarının erişimi

Platformda ilan veren şirketler genel özgeçmiş havuzunu görüntüleyemez. Şirket yetkilileri yalnızca kendi ilanlarına iş arayan kullanıcılar tarafından yapılan başvurular kapsamında adayların paylaştığı özgeçmiş ve başvuru bilgilerine erişebilir.

5.3. Firma adı ve internet sitesi bilgilerinin görünürlüğü

İlan veren Oda üyesi meslek mensupları ve şirketler, ilan oluştururken “İşveren bilgileri ilan detayında gizlensin” seçeneğini kullanabilir.

Bu seçeneğin tercih edilmesi hâlinde ilan detayında iş arayan kullanıcılara firma adı ve internet sitesi bilgileri gösterilmez; ilan listesinde firma adı yerine “Gizli” ibaresi yer alır ve söz konusu ilan firma adıyla yapılan aramalarda görüntülenmez. Sistem yöneticileri ve ilanı oluşturan işveren bu bilgilere erişmeye devam eder.

5.4. Başvurular ve işe alım süreci

İlanlara başvuru, iş arayan kullanıcının şifreli hesabıyla giriş yapması suretiyle gerçekleştirilir. Başvuru üzerine adayın özgeçmişi ve başvuru bilgileri ilgili ilan sahibinin erişimine açılır.

İlan sahibi meslek mensubu veya şirket; adayın başvurusunu değerlendirme, adayla iletişim kurma, mülakat yürütme ve işe alım kararı verme faaliyetlerinde, kendi belirlediği amaç ve vasıtalar ölçüsünde ayrıca veri sorumlusu olabilir. Bu kişilerin Oda platformu dışındaki veri işleme faaliyetleri kendi sorumluluklarındadır.

5.5. Kullanıcıların veri kullanım yükümlülüğü

Platform üzerinden aday verilerine erişen kullanıcılar bu verileri yalnızca personel temini ve işe alım amacıyla, erişim yetkileri ve yürürlükteki mevzuata uygun olarak kullanmalıdır. Veriler ilgisiz amaçlarla kullanılamaz, yetkisiz kişilere açıklanamaz, hukuka aykırı biçimde çoğaltılamaz veya aktarılamaz.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler; kullanıcı kayıt ve giriş ekranları, özgeçmiş ve profil alanları, ilan oluşturma ve başvuru ekranları, yüklenen belgeler, destek/iletişim kanalları, Oda üyelik ve sicil kayıtları ile sistem, sunucu ve güvenlik logları aracılığıyla elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Gerektiğinde hukuki süreçler ve kullanıcı destek işlemleri kapsamında fiziki veya otomatik olmayan yöntemlerle de veri işlenebilir.

7. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, somut işleme faaliyetine göre Kanunun 5 inci maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması: kullanıcı hesabının açılması, platform hizmetinin sunulması, ilan ve başvuru işlemlerinin yürütülmesi;
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması: yetkili kurum taleplerinin karşılanması, mevzuata uyum ve kayıt yükümlülükleri;
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: uyuşmazlıkların yönetimi, talep ve şikâyetlerin incelenmesi, delil ve kayıtların saklanması;
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Odanın meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması: bilgi ve sistem güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, yetkilendirme, denetim, hizmet kalitesinin ve sürekliliğinin sağlanması.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, Kanunun 8 inci ve gerekli olduğu hâllerde 9 uncu maddelerinde yer alan şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına, belirtilen amaçlarla aktarılabilir:

8.1. Yurt dışına veri aktarımı

Kariyer Platformunun ve Odanın internet sitesi ile elektronik iletişim altyapısının işletilmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, bilgi işlenmesi, verilerin saklanması ve yedeklenmesi ile elektronik kanallar üzerinden iletişim kurulması amaçlarıyla, ABD merkezli Google LLC ve/veya Google grup şirketleri tarafından sunulan elektronik posta, bulut bilişim, dosya saklama, yedekleme ve benzeri hizmetlerden yararlanılabilmektedir. Bu hizmetlerin kullanılması nedeniyle, kullanılan hizmetin niteliği ve teknik altyapının gerektirdiği ölçüde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilecek veya yurt dışından erişilebilir hâle gelebilecektir. Söz konusu yurt dışı aktarımlar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 9 uncu maddesi ile Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte öngörülen şartlardan uygulanabilir olanına dayanılarak gerçekleştirilmektedir. Oda, yurt dışına veri aktarımında aktarımın amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü hareket eder ve kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Google tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin kapsamı ve Google’ın gizlilik uygulamaları hakkında ayrıntılı bilgiye Google Gizlilik Politikası üzerinden ulaşılabilir.

Kariyer Platformunun güvenliğinin sağlanması, otomatik yazılım ve bot faaliyetlerinin tespit edilmesi ve platformun kötüye kullanımının önlenmesi amacıyla Google reCAPTCHA hizmetinden yararlanılmaktadır. Bu hizmetin kullanılması kapsamında kullanıcının IP adresi ile cihaz ve tarayıcı bilgileri, hizmetin sunulması ve güvenlik kontrollerinin gerçekleştirilmesi amacıyla ABD merkezli Google LLC’ye aktarılabilir. Söz konusu aktarım, Kanun’un 9. maddesi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin ilgili mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

9. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli süreler dikkate alınarak saklanır. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde veriler, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kariyer Platformunda kullanıcı tarafından hesap kapatma talebinde bulunulması halinde hesap kullanıma kapatılır ve kullanıcının hesaba erişimi kısıtlanır. Kullanıcı, talebini 30 gün içinde geri alabilir. Talebin geri alınmaması halinde, 30 günlük sürenin sonunda hesap ve hesapla ilişkili kişisel veriler, saklanmalarını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığı ölçüde kalıcı olarak silinir.

İş arayan kullanıcı, oluşturduğu özgeçmişin silinmesini talep edebilir. Silme talebinden itibaren 30 gün içinde kullanıcı talebini geri alabilir veya yeni bir özgeçmiş oluşturabilir. Bu sürenin sonunda silme talebine konu özgeçmiş kalıcı olarak silinir ve işverenlerin söz konusu özgeçmişe erişimi sona erer. Özgeçmişin silinmesi kullanıcı hesabının silinmesi sonucunu doğurmaz.

İş başvurusu kayıtları 6 ay süreyle saklanır. Bu sürenin sonunda adayla olan kişisel bağlantı kaldırılarak başvuru kaydı anonim hale getirilir. Kullanıcı hesabının veya özgeçmişinin silinmesi halinde de daha önce yapılmış başvurulara ilişkin kayıtların saklanmasının gerekli olduğu durumlarda adayın kişisel bilgileri kaldırılır ve kayıt, adayın kimliğiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim olarak tutulur.

Pasif hale getirilen, silinen, kapanan, reddedilen veya yayından kaldırılan ilanlar aktif ilanlar arasında gösterilmez. Bu ilanlara ilişkin kayıtlar 12 ay süreyle saklanır ve bu sürenin sonunda, saklanmalarını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığı ölçüde sistemden kalıcı olarak silinir. İlanla ilişkili başvuru kayıtları da ilgili saklama ve imha süreçleri kapsamında değerlendirilir.

10. Kişisel Verilerin Güvenliği

Oda, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla riskle orantılı teknik ve idari tedbirler alır. Bu kapsamda erişim yetkilendirmesi, kullanıcı doğrulama, parola güvenliği, kayıt ve log yönetimi, yedekleme, güncelleme, güvenlik testi, hizmet sağlayıcı sözleşmeleri, gizlilik yükümlülükleri ve olay müdahale süreçleri uygulanabilir.

Kullanıcılar, hesap parolalarının ve doğrulama bilgilerinin gizliliğini korumak, hesaplarını üçüncü kişilere kullandırmamak ve yetkisiz erişim şüphesini gecikmeksizin Odaya bildirmekle yükümlüdür.

11. İlgili Kişinin Hakları

Kanunun 11 inci maddesi uyarınca kişisel verisi işlenen kişiler Odaya başvurarak:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini ve işlemin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• Kanuna ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini ve işlemin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kişisel verilerin Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

12. Başvuru Usulü

Kanun’un “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamındaki haklarınız ve başvuru sürecine ilişkin Odanın “Kişisel Veri Sahibi Başvuruları” sayfasından bilgi edinebilir ve aynı sayfada yer alan “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu”nu kullanarak başvurabilirsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.